Notariat w Polsce

Zagadnienia związane z ustrojem notariatu w Polsce oraz z czynnościami notarialnymi reguluje ustawa z dnia 14 lutego 1991 roku – Prawo o notariacie (tekst jednolity: Dz.U. 2020 poz. 1192 ze zm.).

Notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialnych). Przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów wszystkich stron czynności oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne oraz udzielać stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej. W wypadkach określonych w wyżej powołanej ustawie – Prawo o notariacie czynności notarialnych mogą dokonywać również zastępca notarialny  lub aplikant notarialny.

Notariusz dokonuje następujących czynności notarialnych:

1) sporządza akty notarialne;

2) sporządza akty poświadczenia dziedziczenia;

3) sporządza poświadczenia;

4) doręcza oświadczenia;

5) spisuje protokoły;

6) sporządza protesty weksli i czeków;

7) przyjmuje na przechowanie pieniądze, papiery wartościowe, dokumenty, dane na informatycznym nośniku danych, o którym mowa w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

8) sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów;

9) sporządza, na żądanie stron, projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów;

10) sporządza inne czynności wynikające z odrębnych przepisów.

Notariusz w zakresie swoich uprawnień działa jako osoba zaufania publicznego, korzystając z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym. Przyznanie notariuszowi przymiotu osoby zaufania publicznego oznacza między innymi, że:

1) wykonywanie zawodu notariusza wymaga posiadania wysokich kwalifikacji, co ma gwarantować wysoki stopień merytorycznego przygotowania, czyli profesjonalizmu osób wykonujących zawód notariusza;

2) notariusze poddani są odpowiedzialności dyscyplinarnej, a tym samym przy wykonywaniu czynności notarialnych zobowiązani są uwzględniać nie tylko reguły prawa, ale i reguły deontologii zawodowej, czyli reguły Kodeksu Etyki Zawodowej Notariusza;

3) notariusze zobowiązani są do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku podejmowanych czynności notarialnych;

4) wykonywanie zawodu notariusza polega na swoistej służbie w ochronie rozmaitych dóbr, praw i wolności obywateli.

Czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego. Czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim. Na żądanie strony notariusz może dokonać dodatkowo tej czynności w języku obcym, wykorzystując własną znajomość języka obcego wykazaną w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych lub korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego. Czynności notarialnych notariusz dokonuje w kancelarii notarialnej. Czynność notarialna może być dokonana także w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności.

Notariusz może prowadzić tylko jedną kancelarię. Notariusz zatrudnia pracowników kancelarii oraz zapewnia warunki lokalowe i wyposażenie kancelarii, stosowne dla notariatu. Kilku notariuszy może prowadzić jedną kancelarię na zasadach spółki cywilnej lub partnerskiej. W takim jednak wypadku każdy z notariuszy dokonuje czynności notarialnych we własnym imieniu i ponosi odpowiedzialność za czynności przez siebie dokonane.

Notariuszowi za dokonanie czynności notarialnych przysługuje wynagrodzenie określone na podstawie umowy ze stronami czynności, nie wyższe niż maksymalne stawki taksy notarialnej właściwe dla danej czynności, określone mocą rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 roku, poz. 237). Wynagrodzenie notariusza opodatkowane jest podatkiem od towarów i usług, który notariusz dolicza do wynagrodzenia. Nadto, notariusz jako płatnik pobiera podatek od czynności cywilnoprawnych oraz podatek od spadków i darowizn. Jeżeli akt notarialny w swej treści zawiera przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa podlegającego ujawnieniu w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta, notariusz sporządzający taki akt notarialny jest obowiązany zamieścić w tym akcie wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej i pobrać od wnioskodawców opłatę sądową. Notariusz obowiązany jest uzależnić sporządzenie aktu notarialnego od uprzedniego uiszczenia przez strony należnej opłaty sądowej.

Notariusz jest obowiązany postępować zgodnie ze złożonym ślubowaniem oraz stale podnosić kwalifikacje zawodowe. Notariusz jest obowiązany zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa także po odwołaniu notariusza. Obowiązek zachowania tajemnicy ustaje, gdy notariusz składa zeznania jako świadek przed sądem, chyba że ujawnienie tajemnicy zagraża dobru państwa albo ważnemu interesowi prywatnemu. W tych wypadkach od obowiązku zachowania tajemnicy może zwolnić notariusza Minister Sprawiedliwości. Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy informacji udostępnianych na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2003 roku, Nr 153, poz. 1505, z późn. zm.) – w zakresie określonym tymi przepisami.

Nadzór nad działalnością notariuszy i organami samorządu notarialnego sprawuje Minister Sprawiedliwości osobiście, za pośrednictwem prezesów sądów apelacyjnych lub sądów okręgowych albo przez wyznaczone osoby. Nadzór nad notariuszami na obszarze właściwości Izby Notarialnej wykonuje również Rada Izby Notarialnej przez swoich członków lub przez wyznaczonych w tym celu notariuszy niebędących członkami Rady albo emerytowanych notariuszy. W ramach tego nadzoru w każdej kancelarii przeprowadza się wizytację co najmniej raz na 4 lata. Po upływie 6 miesięcy od daty uruchomienia kancelarii notarialnej Rada właściwej Izby Notarialnej zleca przeprowadzenie jej wizytacji. Kolejną wizytację przeprowadza się po upływie 2 lat. Osoby powołane do nadzoru mają prawo wglądu w czynności notarialne, badania ich zgodności z prawem, a także mogą żądać wyjaśnień oraz zarządzać usunięcie uchybień i usterek, a w razie dostrzeżenia naruszenia przez notariusza jego obowiązków – żądać wszczęcia postępowania dyscyplinarnego.

Notariusz odpowiada dyscyplinarnie za przewinienia zawodowe, w tym za oczywistą i rażącą obrazę przepisów prawnych oraz za naruszenia zasad Kodeksu Etyki Zawodowej Notariusza, za uchybienia powadze lub godności zawodu, jak również za niespełnienie obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności notarialnych oraz za niewykonanie obowiązku objęcia patronatem co najmniej jednego aplikanta notarialnego w okresie kolejnych 3 lat i 6 miesięcy lub aplikanta wskazanego przez prezesa właściwego sądu apelacyjnego. Notariusz ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu czynności notarialnych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym, z uwzględnieniem szczególnej staranności, do jakiej jest obowiązany przy wykonywaniu tych czynności.

Notariusze tworzą samorząd notarialny. Samorząd notarialny obejmuje: Izby Notarialne i Krajową Radę Notarialną.